Transición del ecosistema Zoho

Realizar la transición del ecosistema Zoho hacia una nueva entidad empresarial, preservando la continuidad operacional y las configuraciones existentes, dentro de las capacidades técnicas de la plataforma.

• Evaluar la configuración actual de las aplicaciones Zoho.
• Preparar la nueva organización empresarial con su información legal, fiscal y administrativa.
• Mantener la estructura y los procesos operacionales existentes.
• Transferir la información necesaria para comenzar operaciones bajo la nueva compañía.
• Conservar separado el historial financiero de la entidad anterior.
• Revisar usuarios, roles, permisos y accesos.
• Verificar las integraciones entre las aplicaciones.
• Validar el funcionamiento general del sistema antes de completar la transición.
• Documentar los cambios y configuraciones realizados.

• Facturas emitidas.
• Pagos registrados.
• Transacciones contables.
• Reportes financieros.
• Historial de compras y ventas.
• Movimientos históricos de inventario.
• Documentación financiera existente.

La información histórica permanecerá separada de la nueva operación. El acceso futuro a estos registros dependerá de las capacidades de Zoho, las suscripciones disponibles y las políticas de conservación aplicables.

• Nueva razón social.
• Nuevo EIN.
• Información de contacto.
• Dirección empresarial.
• Información fiscal.
• Logotipo e identidad corporativa.
• Usuarios y permisos.
• Configuraciones operacionales.
• Datos maestros necesarios.
• Balances iniciales aprobados.

Se configurará el entorno correspondiente para que la nueva compañía pueda comenzar sus operaciones utilizando una estructura similar a la existente.

La prioridad será mantener la forma en que el cliente utiliza actualmente Zoho. No se contempla rediseñar sus procesos de trabajo ni implementar nuevas funcionalidades. Las configuraciones que puedan mantenerse se conservarán. Aquellas que deban reproducirse en una nueva organización se configurarán de acuerdo con las capacidades disponibles. La estrategia definitiva para Zoho CRM y Zoho One se confirmará durante la auditoría inicial, ya que no necesariamente todas las aplicaciones requieren una migración completa.

• Identificación de organizaciones y aplicaciones activas.
• Revisión de la configuración empresarial.
• Evaluación de usuarios y permisos.
• Identificación de módulos y campos personalizados.
• Revisión de automatizaciones existentes.
• Evaluación de integraciones entre aplicaciones.
• Identificación de información que debe transferirse.
• Revisión de las opciones de exportación e importación.
• Identificación de posibles limitaciones técnicas.
• Preparación del plan de implementación.

Brainmood realizará una revisión técnica del ecosistema Zoho para identificar las configuraciones existentes y establecer el procedimiento adecuado para la transición. Entregable: resumen de evaluación técnica y estrategia de transición.

• Razón social y nombre comercial.
• Número de identificación patronal (EIN).
• Dirección física y postal.
• Teléfonos y correos corporativos.
• Logotipo.
• Información fiscal.
• Moneda.
• Datos bancarios configurables.
• Información utilizada en documentos comerciales.
• Configuración administrativa de la organización.

Toda la información deberá ser suministrada y validada por el cliente.

• Configuración de la nueva organización contable.
• Actualización de información corporativa.
• Configuración del EIN.
• Reproducción compatible del plan de cuentas.
• Transferencia de clientes y proveedores.
• Transferencia de productos y servicios.
• Configuración de impuestos existentes que correspondan a la nueva entidad.
• Configuración de términos de pago.
• Configuración de plantillas de facturas y estimados.
• Revisión de numeración de documentos.
• Configuración de información bancaria.
• Registro de saldos iniciales aprobados por el cliente.
• Revisión de usuarios y permisos.
• Validación de integraciones con las demás aplicaciones.

No se contempla transferir todas las transacciones históricas de la compañía anterior a la nueva organización. Los balances iniciales serán suministrados y aprobados por el contador o representante financiero autorizado del cliente.

• Actualización de información empresarial.
• Revisión de cuentas y contactos.
• Transferencia estándar de datos maestros, si corresponde.
• Validación de prospectos y oportunidades.
• Revisión de módulos existentes.
• Conservación o reproducción compatible de campos personalizados.
• Revisión de pipelines y etapas comerciales.
• Validación de roles y permisos.
• Revisión de plantillas de correo.
• Validación de automatizaciones existentes.
• Revisión de reportes y dashboards.
• Verificación de integraciones con las aplicaciones financieras.

Se evaluará la posibilidad de conservar la configuración actual del CRM o reproducir los elementos necesarios en el entorno correspondiente, sin rediseñar los procesos comerciales existentes.

• Configuración de la información empresarial.
• Actualización de razón social y EIN.
• Configuración de datos fiscales.
• Revisión de plantillas de facturas.
• Revisión de plantillas de estimados.
• Configuración de numeración de documentos.
• Actualización de métodos y términos de pago.
• Revisión de clientes y servicios.
• Configuración de notificaciones y recordatorios compatibles.
• Validación de la integración con las aplicaciones correspondientes.

Se revisará la relación con Zoho Books y se evitará duplicar configuraciones cuando las funciones de facturación ya estén administradas mediante Zoho Books.

• Configuración de la nueva información empresarial.
• Transferencia del catálogo de productos.
• Revisión de SKU y categorías.
• Configuración de unidades de medida.
• Revisión de almacenes y ubicaciones.
• Registro de existencias iniciales aprobadas.
• Configuración de clientes y proveedores.
• Revisión de impuestos.
• Configuración de plantillas de órdenes.
• Revisión de usuarios y permisos.
• Validación de sincronización con Zoho Books.

Los movimientos históricos permanecerán asociados a la compañía anterior.

• Evaluación de la organización principal.
• Actualización de información corporativa, cuando sea viable.
• Revisión de usuarios activos.
• Configuración de roles y permisos.
• Revisión de licencias.
• Asignación de aplicaciones.
• Validación de accesos administrativos.
• Revisión de integraciones internas.
• Verificación general de funcionamiento.

No se contempla configurar aplicaciones adicionales de Zoho One que no estén expresamente incluidas en esta propuesta.

• Clientes y contactos.
• Proveedores.
• Productos y servicios.
• Catálogos.
• Configuraciones administrativas compatibles.
• Plan de cuentas.
• Saldos iniciales aprobados.
• Existencias iniciales de inventario.
• Usuarios y permisos configurables.
• Plantillas y configuraciones compatibles.

La migración se enfocará en la información necesaria para continuar las operaciones bajo la nueva compañía y se realizará mediante las herramientas estándar de exportación, importación y configuración disponibles en Zoho. No se contempla reconstruir manualmente la totalidad del historial de la empresa anterior.

• Revisión del entorno actual.
• Identificación de configuraciones.
• Evaluación de información.
• Validación de dependencias.
• Definición del plan de implementación.

Auditoría inicial de las aplicaciones y establecimiento del procedimiento técnico de transición.

• Exportación de datos disponibles.
• Documentación de configuraciones.
• Preparación de la nueva organización.
• Validación de información corporativa.
• Preparación de archivos de migración.

Preparación de la información necesaria para la transición.

• Configuración de la nueva compañía.
• Ajustes en las aplicaciones.
• Transferencia de datos maestros.
• Configuración de balances iniciales.
• Configuración de inventario.
• Revisión de usuarios y permisos.

Ejecución de los trabajos de configuración y transferencia de información.

• Pruebas de acceso.
• Validación de clientes y productos.
• Pruebas de facturación.
• Validación de inventario.
• Revisión de integraciones.
• Verificación de configuraciones administrativas.
• Corrección de incidencias relacionadas con los trabajos realizados.

Verificación del funcionamiento de los procesos principales.

• Revisión final con el cliente.
• Presentación de configuraciones.
• Entrega de documentación.
• Orientación administrativa.
• Confirmación de cierre.

Validación final y entrega del proyecto.

Esta inversión contempla los servicios descritos en el alcance, incluyendo la configuración empresarial, transferencia estándar de datos maestros, ajustes administrativos y validación funcional. El precio no incluye programación personalizada, migraciones históricas complejas ni servicios externos. Cualquier requerimiento adicional deberá ser aprobado por el cliente antes de su ejecución.

Los trabajos comenzarán una vez recibida la aprobación de la propuesta, el pago inicial y los accesos requeridos. Los precios están expresados en dólares estadounidenses y no incluyen impuestos aplicables, licencias o servicios de terceros.

• Resumen de auditoría y estrategia de transición.
• Configuración de la nueva entidad empresarial.
• Aplicaciones Zoho ajustadas según el alcance aprobado.
• Datos maestros migrados y validados.
• Balances iniciales configurados según información aprobada.
• Configuración de inventario inicial.
• Usuarios y permisos revisados.
• Integraciones verificadas.
• Resumen de pruebas funcionales.
• Documento de configuraciones y trabajos realizados.
• Sesión virtual de orientación de hasta una hora.

• Razón social de la nueva compañía.
• Número de identificación patronal (EIN).
• Dirección física y postal.
• Información de contacto.
• Logotipo.
• Información fiscal.
• Datos bancarios correspondientes.

• Acceso administrativo autorizado a Zoho.
• Información sobre las licencias actuales.
• Listado de usuarios.
• Identificación de los accesos que deben conservarse.
• Confirmación de las aplicaciones activas.

• Balances iniciales aprobados.
• Plan de cuentas correspondiente.
• Existencias iniciales de inventario.
• Fecha oficial de transición.
• Cualquier información adicional requerida para la configuración.

El cliente será responsable de validar con su contador o asesor legal el tratamiento de las obligaciones fiscales, los balances y los registros históricos de ambas compañías. También deberá revisar y aprobar los resultados de las pruebas realizadas.

• Desarrollo de nuevas funcionalidades.
• Creación de módulos personalizados.
• Rediseño de procesos administrativos o comerciales.
• Desarrollo de integraciones personalizadas mediante API.
• Migración completa de transacciones históricas.
• Reconstrucción manual de registros contables.
• Migración masiva de archivos adjuntos que requiera procesos especiales.
• Corrección o depuración masiva de información existente.
• Conciliaciones bancarias.
• Preparación de estados financieros.
• Servicios de contabilidad.
• Asesoría legal o contributiva.
• Adquisición de licencias Zoho.
• Costos de suscripciones o servicios externos.
• Configuración de aplicaciones adicionales no identificadas.
• Automatizaciones nuevas o modificaciones que requieran desarrollo personalizado.
• Soporte técnico recurrente posterior a la garantía.

Cualquier trabajo adicional será evaluado y cotizado por separado, previa aprobación del cliente.

• Cambios realizados por terceros.
• Modificaciones posteriores solicitadas por el cliente.
• Nuevas funcionalidades.
• Problemas preexistentes fuera del alcance.
• Interrupciones o errores propios de los servicios de Zoho.
• Cambios en políticas o funcionalidades de plataformas externas.

Cualquier servicio adicional de mantenimiento o soporte podrá cotizarse por separado.

El proyecto comenzará una vez aprobada formalmente la propuesta, recibido el pago inicial y suministrada la información requerida.

Cualquier solicitud adicional no contemplada será evaluada y cotizada por separado. No se ejecutarán trabajos adicionales sin la autorización correspondiente.

Brainmood no será responsable de interrupciones, restricciones o cambios realizados directamente por Zoho o por servicios externos.

Se realizarán respaldos mediante las herramientas de exportación disponibles antes de efectuar cambios significativos. La recuperación de datos dependerá de las capacidades técnicas y políticas de Zoho.

La información financiera histórica permanecerá separada de las operaciones de la nueva compañía. La disponibilidad futura de acceso estará sujeta a las licencias, condiciones de servicio y políticas de conservación de Zoho.

Brainmood Corporation se compromete a utilizar la información del cliente exclusivamente para los fines relacionados con la ejecución del proyecto.

La información empresarial, financiera y comercial pertenece al cliente. Brainmood no adquiere derechos de propiedad sobre los datos administrados durante la implementación.

Cualquier retraso en la entrega de información, accesos, autorizaciones o aprobaciones podrá afectar el calendario de implementación.

El cliente contará con cinco días laborables desde la notificación de entrega para revisar los trabajos e informar cualquier observación relacionada con el alcance contratado.

La presente propuesta tendrá una vigencia de 15 días calendario desde su fecha de emisión.

• Aprobación de la propuesta: confirmación del alcance, inversión y condiciones.
• Pago inicial: procesamiento del 50% correspondiente al inicio del proyecto.
• Reunión de inicio: coordinación de accesos, revisión de información y establecimiento del calendario.
• Evaluación técnica: auditoría de las aplicaciones y validación de la estrategia de transición.
• Implementación: ejecución de configuraciones, migración estándar y ajustes.
• Pruebas: validación de procesos y revisión de resultados con el cliente.
• Entrega final: documentación, orientación y cierre del proyecto.